E-rēķini

Publicēts: 17.08.2024.

E-rēķinu izveides mērķis ir nodrošināt standartizēti strukturētu elektronisku rēķinu apriti Latvijā un starp Eiropas savienības dalībvalstīm, kurus ir iespējams automatizēti apstrādāt un paātrināt gan šādu rēķinu apstrādi, gan apmaksu, gan arī samazināt cilvēcisko kļūdu iespējamību, veicot rēķinu manuālu apstrādi.

E-adreses IS ir ieviests jauns ziņojuma veids “e-rēķins”, kuru var atpazīt pēc noteiktas pazīmes, kā arī ir ieviesta iespēja norādīt, vai konkrētais iestādes pieslēgums e-adreses IS drīkst saņemt tikai rēķinus vai arī standarta e-adreses ziņojumus. Pateicoties šīm izmaiņām, ir vairākas iespējas, kā iestādes var nodrošināt e-rēķinu apriti, izmantojot e-adreses IS pieslēgumu. Zemāk ir aprakstīti iespējamie pieslēgšanas veidi un to atšķirības.

Izmantošanas iespējas

E-rēķinu apritei iestāde var izmantot galveno adresātu (_DEFAULT@[Uzņēmumu reģistra piešķirtais iestādes reģistrācijas numurs]) un jau reģistrēto pieslēgumu, kas līdz šim ir nodrošinājis e-adreses ziņojumu saņemšanu un nosūtīšanu. Lai izmantotu šo iespēju, iestādei ir jānodrošina:

Ka iestādes izmantotā sistēma (piemēram, DVS) prot saņemt e-rēķinus un tos apstrādāt.
Ja ir plānots, ka visu ziņojumu šķirošanu nodrošina viena sistēma, bet e-rēķini ir jānodod citai iestādes sistēmai (piemēram, grāmatvedības sistēmai), ir jāparedz šādas funkcionalitātes izveide vai pieejamība iestādes sistēmās (iespējams ir jākonsultējas ar saviem sistēmu uzturētājiem).
Ka iestādē ir atrunāts, kā darbinieki šos rēķinus, kuri nonāk iestādes sistēmā kopā ar pārējiem e-adreses ziņojumiem, apstrādā:
- vai tos apstrādā tie paši darbinieki (lietveži);
- kam tie tiek nodoti;
- vai tie tiek manuāli pārlikti citā sistēmā tālākai apstrādei (vai tas būs ērti).
Ka Iestādē izejošie rēķini tiek gatavoti atbilstoši e-rēķina standartam un validēti pirms nosūtīšanas e-adreses IS, izmantojot tam speciāli paredzētu saskarni – piemēram, Tildes API.

E-rēķini ir mašīnlasāmi, kas nozīmē, ka sistēma tos saņemot var nolasīt un apstrādāt pilnībā automātiski līdz apmaksas solim. Tādēļ tiek īpaši rekomendēts veikt tādu e-rēķinu integrāciju, kas veic e-rēķinu automatizētu apstrādi, ciktāl procesā tas ir iespējams.

Pieslēgšanas kārtība

Valsts iestādēm ir jāpieņem e-rēķini no pakalpojumu sniedzējiem. Pakalpojumu sniedzējs var sagatavot e-rēķinu savā grāmatvedībās sistēmā (ja tajā ir šāda funkcionalitāte), vai, izmantojot e-rēķinu izveidošanas formu portālā Latvija.gov.lv (nepieciešama autentifikācija ar kvalificētiem elektroniskās identifikācijas līdzekļiem un ir jābūt izveidotam e-adreses kontam, kuram piekļūst no portālā Latvija.gov.lv).

Pakalpojumu sniedzēji e-rēķinus drīkst iesniegt: izmantojot e-adresi, e-pastu, vai citu līgumā norādīto veidu.

e-rēķinu aprite (nosūtīšana) ar Latvijas nerezidentiem.

Ja valsts iestādei ir jānosūta e-rēķins Latvijas nerezidentam, tad e-adreses adresātu sinhronizācijas rezultātā tiks iegūts arī PEPPOL piekļuves punkta pakalpojuma sniedzējs kā juridiska persona (piemēram, Unifiedpost, Omniva, Telema u.c.), kuram būs jānosūta e-rēķins, kuru tālāk pakalpojuma sniedzējs nosūtīs adresātam. Šobrīd reģistrēts e-adrešu informācijas sistēmā kā PEPPOL piekļuves punkta sniedzējs ir ES E-RĒĶINU APRITE (UNIFIEDPOST) (reģistrācijas numurs: 90000000000). Jāņem vērā, ka valsts iestāde ir pati atbildīga par korekta adresāta norādi gan pašā e-rēķinā, gan e-adreses ziņojumā.

e-rēķinu aprite nosūtīšana Latvijas rezidentiem.

Ja valsts iestādei vai juridiskai personai ir jānosūta e-rēķins Latvijas rezidentam vai valsts iestādei, tad adresāts tiks iegūts e-adreses adresātu sinhronizācijas rezultātā. Valsts iestāde/juridiskā persona ir pati atbildīga par korekta adresāta norādīšanu e-adreses ziņojumā.

Ar e-adresi savā starpā nevarēs sarakstīties privātpersonas, proti, fiziska persona nevarēs sūtīt ziņojumu, piemēram, komersantam vai biedrībai un otrādi. Fiziskā persona e-rēķinu varēs izveidot un nosūtīt valsts iestādei, izmantojot e-rēķinu formu portālā latvija.lv un saņemt e-rēķinus no valsts iestādes varēs savā e-adreses kontā portālā latvija.lv. Juridiska persona e-rēķinu varēs nosūtīt no savas sistēmas uz valsts iestādes e-adresi, vai arī, izmantojot e-adresē pieejamo e-rēķinu formu portālā latvija.lv. Saņemt e-rēķinus varēs, attiecīgi, vai nu savā sistēmā, vai e-adreses kontā portālā latvija.gov.lv. Valsts iestāde e-rēķinu varēs nosūtīt no savas sistēmas uz fiziskas vai juridiskas personas e-adresi, vai arī, izmantojot e-rēķinu operatoru, kas nodrošina PEPPOL piekļuves punkta pakalpojumus, iestāde varēs nosūtīt e-rēķinu ārzemniekam. Par šo iestādei būs nepieciešams pašai noslēgt attiecīgu līgumu ar e-rēķinu operatoru. Ārzemju komersants sūtīs e-rēķinu Latvijas valsts iestādei, izmantojot PEPPOL Piekļuves punktus (Access Point). E-rēķinu operatori, kas nodrošina PEPPOL piekļuves punkta pakalpojumus, izmantojot speciālu e-adreses slēgumu, novirzīs e-rēķinu noteiktam e-adreses adresātam (iestādei).